بوابة الاعضاء
إدارة الاجتماعات الفعالة
05 أكتوبر 2016 | 0 تعليق | 1315 مشاهدة
Warning: Division by zero in /home/quality/public_html/wp-content/plugins/wp-postratings/wp-postratings.php on line 1080
(2 الأصوات : 3.00 من أصل 0)
Loading...

تقرير الجودة الصحية_إعداد: اسراء بيفاري

 

تعريف الاجتماع :

هو اجتماع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين.

والإدارة الفعالة للاجتماع هي التي تجعله يحقق الأهداف المرجوة منه في أقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء.

 

ويمكن تقسيم الاجتماعات في أي عمل إلى ما يأتي:

1- اجتماعات تبادل المعلومات، والغرض من هذه الاجتماعات هو تبادل المعلومات للعمل بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر للمنشأة الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .

2- اجتماعات اتخاذ القرارات، وهي تلك الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرارات في القضايا الهامة.

3- اجتماعات البحث والدراسات من خلال ما يسمى بالعصف الذهني، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل، وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة جانب جزئي من الموضوع العام.

4- اجتماعات طارئة، وهي الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المنشأة.

5- اجتماعات روتينية دورية، وهي تلك الاجتماعات المتضمنة في برنامج العمل في المنشأة.

6- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية، وتسمى بالاجتماعات البروتوكولية، وهذا النوع يختلف عن الأنواع السابقة في أنه اجتماع غير منتج بعكس السابق.

 

 

خطوات إدارة الاجتماعات الفعالة:

* مرحلة ما قبل الاجتماع:

– تحديد هدف الاجتماع بوضوح.

– تحديد المشاركين في الاجتماع.

– إعداد جدول أعمال الاجتماع.

– تحديد زمان ومكان الاجتماع.

– إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة الى جميع الاعضاء.

– تكليف أحدهم بالقيام بتدوين الملاحظات التي تطرح في الاجتماع .

– تأكد من كل ما سبق قبل ساعة من الاجتماع.

 

* مرحلة أثناء الاجتماع:

– افتتاح الاجتماع والترحيب بالحضور

– كتابة النقاط الأساسية التي تريد الوصول إليها بعد الانتهاء من الاجتماع .

– إذا كان هناك متسع من الوقت ، قم بعرض النقاط التي لم تحرز معك أي تقدم خلال الاجتماع السابق و حاول أن تناقشها بصورة سريعة لتحقق ما فشلت في تحقيقه .

– احرص على أن تكون جلسة الاجتماع محددة و منظمة فلا تتطرق إلى مواضيع لا تهم و لا تفيدك في الوصول إلى النتائج التي تريدها .

– قبل الانتهاء من الاجتماع أعد تلخيص النقاط الهامة ، التأكيد على المهام التي كلفتها لكل شخص و الوقت المتاح لإتمام هذه المهام .

– اتفق مع الحضور على موعد ، وقت و مكان الاجتماع القادم .

 

* مرحلة ما بعد الاجتماع:

– اعد محضر الاجتماع خلال ما لا يقل عن 24 ساعة ثم قم بإرساله لكل من حضر ومن لم يحضر ومن المهمِّ أن يشتمل على القرارات والإجراءات المتَّفق عليها، والمهام التي يجب تنفيذُها، ومواعيد إنجازها، وأسماء الأشخاص المكلَّفين بالتنفيذ، ومكان انعقاد اللِّقاء القادِم وزمانه. 

– تواصل مع من تم تكلفتهم بأداء بعض المهام للمساعدة وتحديد الصعوبات التي تواجههم وتحفيزهم على العمل .

– كرر هذه الخطوات و اعتمدها في كل اجتماع .

 

 

المصادر:

 

About أ.إسراء بيفاري

اخصائية ادارة صحية - محررة صحفية - مسؤولة التواصل في قسم الموارد البشرية. - حاصلة على شهادة البكالوريوس في الإدارة الصحية من جامعة أم القرى ، ودبلوم لغة انجليزية من جامعة كامبردج البريطانية. - مهتمة بالجوانب الاجتماعية والتطوعية والتثقيفية. - عضوة في فريق كوادر التطوعي التابع لجمعية مراكز الأحياء بمنطقة مكة المكرمة





أترك تعليق

جميع الحقوق محفوظة لمجلة الجودة الصحية | تصميم وتطوير مؤسسة الابداع الرقمي