عن عائشة رضي الله عنها قالت: “أَحَبُّ الأعمالِ إلى الله تعالَى أدومُها وإن قلَّ” . صحيح مسلم

مقدمة:

الكايزن “Kaizen”: إستراتيجية يابانية قديمة، هدفها التغيير نحو الأفضل، وتتألف خطة الكايزن “Kaizen” من كلمتين يابانيتين:

• كاي “Kai”، وتعني: التغيير.
• زن “Zen”، وتعني: للأفضل.

 وتترجم Kizen إلى Continual Improvement؛ أي : التحسين المستمر.

والكايزن وسيلة لتحقيق التحسين المستمر وفلسفة إبتكرها تاييشي أوهونو (Taiichi Ohno) لقيادة المؤسسات الصناعية والمؤسسات المالية، وأيضاً إماكنية تطبيقها في كل نواحي الحياة، معتمدة على التحليل والعملية. في ميدان الأعمال والصناعات في العادة تشير كلمة الـ كايزن إلى النشاطات التي تؤدي باستمرار إلى تحسين جميع مناحي العمل، كالصناعة والتسيير الإداري محسنة النشاطات الموحدة وطرق العمل. تعمل فلسفة الـ كايزن بالأساس على الحؤول دون وجود الهدر في الجهد والطاقة والوقت. نفذت النظرية في عدة ميادين خلال إعادة إصلاح اليابان بعد الحرب العالمية الثانية ومنذ ذلك الحين انتشرت في ميادين الأعمال في كل أنحاء العالم. وقد بعث مفهوم الكايزن للوجود عام 1984 على يد الخبير الياباني ماساكي إماي.

ما هو مفهوم الكايزن؟

كل عمل يُنفَّذ يُمكن تحسينه، وكل عملية لا بد وأنها تحتوي على هدرٍ ما؛ سواء كان ماديًّا، أو معنويًّا، أو فكريًّا، والتقليل من هذا الهدر ولو بنسبٍ قليلة، يُنتج قيمة مضافة للعملية والعميل المستفيد من نتائجها. إذًا التغيير باستخدام الكايزن “Kaizen”- يُعد فكرة للتخلص من الهدر “waste” في العمليات.

          يقوم مبدأ الكايزن “Kaizen” على أن جميع العاملين في المؤسسة لهم حق التطوير المستمر، من خلال تحقيق خطوات صغيرة، لكنَّ أثرها يكون كبيرًا في المستقبل. ويمكن القول: إن مفهوم الكايزن “Kaizen”عبارة عن “ثقافة” التغيير المستمر والمتوالي نحو الأفضل، دون تكبُّد كثير من التكاليف أثناء إجراء هذا التغيير.

 ماذا نقصد بالتغيير المستمر نحو الأفضل؟ ولماذا هو مطلوب؟

المقصود به: التغيير الذي يفيد الخطة الإستراتيجية للمؤسسة أو المنظمة، ويَصب في أهدافها وبرامجها، ويَخدم العاملين فيها. ومن هذه التغييرات ما يتعلَّق بالخطط التنفيذية، ونوعية الاتصال داخل المؤسسة، وشؤون الموظفين، وشؤون العُملاء، وموقع العمل.

          وإستراتيجية الكايزن “Kaizen” مطلوبة لتقليل وتدبير المصاريف الكبيرة على بعض الأشياء غير اللازمة، وبالتالي يتعزَّز موقفها في السوق بشكل مستمر، وبمعنى آخر إزالة كل ما يُعيق المؤسسة عن أداء دورها بالشكل المطلوب، وتسمى بطريقة Muda Elimination، وتعني: إزالة المخلفات أو الأمور التي لا تُضيف قيمةً للعمل، وتقوم بالحدِّ من سرعته.

• الفلسفة العربية: الآلة تعمل ← دعها تعمل و لا تقترب منها إلا إذا توقفت فأصلحها وأقصى الجهد هو الصيانة الدورية.
• فلسفة الكايزن اليابانية: الآلة تعمل ← نريدها أن تعمل بطريقة أفضل – نريد أن نقلل الجهد المبذول من العامل – نريدها أن تنتج أكثر بتعديلات بسيطة لكن دائمة وهكذا تطوير مستمر حتى لو كان الشيء يعمل بكفاءة، فرفع الكفاءة ليس ترفاً بل جزء من العمل وجزء لا يتجزأ من العقلية اليابانية.

مختصر منهجية الكايزن:

• كايزن عملية تحسين دائمة.
• تتميز بالتأثير الواضح         .
• تركز على الأماكن الأهم استراتيجياً .
• تحقق نتائج سريعة     .
• وتحافظ على استمراريتها  .

مقارنة بين الإدارة التقليدية والإدارة بالكايزن: 

 كيف يمكن تطبيق فلسفة الكايزن على الإدارة الصحية (المستشفيات)؟؟!!

لتطبيق كايزن في المجال الصحي يجب الأخذ بالاعتبار عدّة  عناصر تقنية واجتماعية:

• من الجانب التقني يجب أن يكون ان هدف التغيير باستخدام كايزن هو التخلص من الهدر او  

      الفاقد في العمليات قدر الإمكان مما يؤدي بالتالي لتحسن زمن العملية وتكلفتها وجودتها .

• الجانب الاجتماعي في كايزن يتضمن التغيير في ثقافة العاملين بالمستشفى من خلال التعلم

      واعتبار انشطة التعلم جزء اساسي في فلسفة كايزن حيث يتعلم الفرد كيف يحدد أهدافه ويصل

      اليها بنفسه.

• خلق بيئة قيادية متفاعلة مع النتائج وترغب في صنع التغيير مهما كلف الأمر من جهد.
• تعزيز ثقافة  العمل بروح الفريق وبالتالي فإن (كايزن) سيساعد على جعل هذه الروح محببة   

      إلى الجميع.

• معنى التكلفة للإنتاجية والهدر في القطاع الصحي غير واضحة للكثير من المستشفيات وبالتالي

      ممكن أن يكون لكايزن دور واضح في صنع هذه الثقافة.

• كايزن ممكن أن يقلل من الحزازيات التي تنتج بين الطبقات الإدارية وبالتالي يساعد أيضا على

      تكوين أسس الإبداع في مرحلة متقدمة بعد التخصيص.

• التقليل من الأعمال الورقية والتقارير التي ليس لها فائدة.
• ان مفهوم وتطبيقات كايزن يمكن ان تستخدم في أي مرحلة من مراحل عمر أي مستشفى أي

      كان نوعها لأنها تقوم على مبدأ ان هناك فرصة دائماً للتحسن والتطوير.

خطوات التحسين الخمسة في الكايزن 5S:

–       التصنيف: وهو التفريق بين الأشياء الضرورية وغير الضرورية والتخلص من الأشياء التي لا تحتاجها.

–   الترتيب: وهو العملية التي تلغي عملية البحث عن الأشياء وتتضمن قاعدة ال 30 ثانية التي تشير لأن أي شيئ لا تجده خلال 30 ثانية يعني أنه بحاجة إلى إعادة ترتيب وتتطلب الترتيب حلول تخزين وترتيب مبتكرة.

–       النظافة: تعرف الكايزن النظافة بأن تكون نظافة المكان كمعيار ينظر إليه الآخرون.

–   المعايرة: وضع معايير لإبقاء الأشياء منظمة ومرتبة ونظيفة سواء على الصعيد الشخصي والبيئي ويمكن القيام بها من خلال وضع العلامات واللوحات الإرشادية والتحذيرية.

–       الإلتزام: وهو القيام بالعمل الصحيح كمنهج وبشكل يومي ودوري.

وختاماً يجب التأكيد على أن فلسفة الكايزن لن يتم تطبيقها على القطاع الصحي /المستشفيات أو أي قطاع آخر ما لم يتم تغيير ثقافة العاملين أولاً بأهمية الاهتمام بعملية التحسين المستمرة والمسئولية الجماعية في القيام بالتغيير المطلوب، وفي هذا الموضوع حديث آخر بالمقال التالي.

د. أميرة عبد الرحمن برهمين  / باحثة.  يناير 2015م

مركز موارد الجودة / مستشفى النور التخصصي بمكة