تقرير الجودة الصحية- إعداد: محمد منصور

” ترى هل نسير على الطريق الصحيح بالشكل الصحيح ؟ “

عندما كنا طلابا كان يمر علينا لفظ ” controlling  ” و كنا نظن ان المقصود يخص السيطرة و التحكم ، ذاك كان المعنى الحرفي بالغة العربية و لكن في بعض الأحيان يجب فهم الألفاظ حسب موقف استخدامها لا حسب ترجمتها الحرفية و المقصود من هذه الكلمة في الإدارة الصحية هو الرقابة الإدارية المعتمدة على مقارنة الإنجازات بالخطة لمعرفة ما إذا كانت الإنجازات متوافقة مع الخطة الموضوعة و ما اذا كانت المنظمة تسير في الطريق الصحيح بالشكل الصحيح اما انها انحرفت عن مسار طموحها و طريقها المؤدي لهدفها ؟ .

يمكن ان نعرف الرقابة بأنها :

العملية التي تمد الإدارة المسؤولة بالبيانات عن درجة التقدم في الأداء ، كما تعمل على تعديل الخطط وإعادة تحديد الأهداف الفرعية حتى تعمل على تحقيق الهدف الرئيسي .

و ايضا :

الوظيفة الإدارية التي تهتم بقياس وتصحيح أساليب الأداء فالرقابة المثالية هي التي تقوم بالتنبؤ بالمشكلات وتحديدها قبل حدوثها وهناك عدة أنواع من الرقابة :
والرقابة ثلاثة أنواع : إدارية ، وقضائية ، وسياسية. وكل واحدة منها تمارسها جهة متخصصة مختلفة ومستقلة عن غيرها.

كما ان الرقابة هي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ الوظائف الإدارية الأخرى لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.

في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.

تلك كانت محاولات لتعريف الرقابة الإدارية و منها نفهم انها قياس لمدى التزام المنظمة بالخطة الموضوعة للوصول الى الاهداف كما انها تقدم انذارا في حالة الحياد عن الطريق الصحيح اذ تمكن القائد الناجح ان يتخذ القرار بالعودة على الطريق الصحيح المناسب و هذه اهمية و اهداف الرقابة الادارية .

خطوات الرقابة الإدارية :

تمر العملية الرقابية بعدة خطوات اختلف في عددها علماء الإدارة فمنهم من قال انها الربعة خطوات و منها من قال انها ثلاث خطوات على النحو التالي :

• وضع معايير الأداء:

 يتم في هذه الخطوة اختبار المقاييس أو المعايير التي تتناسب وطبيعة الشيء المراد قياسه لتعطي فكرة كاملة عن الأداء السليم أو المطلوب، وتختلف أنواع المعايير باختلاف طبيعة النشاط حيث توجد معايير كمية وأخرى وضعية.

• قياس الأداء الفعلي وفق المعايير الموضوعة:

 وتهدف هذه الخطوة إلى معرفة مدى مطابقة الأداء الفعلي للمعايير الموضوعة وذلك بهدف كشف الانحرافات والعمل على تصحيحها.

• تصحيح الانحراف:

 وتعني هذه الخطوة إزالة الأسباب والعوامل التي أدت إلى حدوث الانحراف، وتأتي هذه الخطوة بعد الانتهاء من عملية تحليل الانحرافات وتقصي أسبابها، علماً بأن خطوة التصحيح يجب أن تركز على الانحرافات التي تستحق التدخل لتصحيحها، ويتثنى من ذلك الانحرافات التي تكون في الحدود المسموح بها.

اما من زاد عليها فزاد بـ : متابعة الأداء بشكل مستمر كإجراء وقائي .

اما عن أنواع الرقابة الإدارية :

أولاً: الرقابة حسب الزمن، وتنقسم إلى:

• ‌الرقابة الوقائية، وتهدف إلى منع حدوث الخطأ أو الانحراف، وعادة ما تبدأ قبل التنفيذ.
• الرقابة أثناء التنفيذ، حيث يتم مراقبة الأنشطة والعمليات.‌
• الرقابة العلاجية: بمعنى معالجة الانحراف بعد وقوعه.

ثانياً: الرقابة حسب التنظيم، وتنقسم إلى:‌

• الرقابة المفاجئة.
• ‌الرقابة الدورية.‌
• الرقابة المستمرة.

ثالثاً: الرقابة حسب المصدر وتنقسم إلى:‌

• الرقابة الداخلية، أي من داخل المنظمة.
• ‌الرقابة الخارجية، أي من خارج المنظمة.

رابعاً: الرقابة حسب المجال، وتنقسم إلى:

• ‌الرقابة الدستورية، وتشمل رقابة السلطة التشريعية، ورقابة السلطة التنفيذية، ورقابة السلطة القضائية.
• الرقابة المؤسسية، وتشمل الرقابة السياسية والاجتماعية والاقتصادية والرقابة القانونية.‌
• الرقابة القطاعية، وتشمل الرقابة في القطاع العام والرقابة في القطاع الخاص.

خامساً: الرقابة حسب النشاط: وتشمل الرقابة على الإنتاج، والرقابة على الأموال، والرقابة على الأفراد والرقابة على التسويق.

اما في ما يخص وسائل الرقابة فنقتبس ما يلي :

          من أجل القيام بمهمة الرقابة يستخدم المدراء والمشرفون عدداً من الوسائل والأدوات من أهمها:

1       الملاحظة: وتأخذ الملاحظة أحد شكلين:

‌أ-        الملاحظة المباشرة: وتتم من خلال الزيارات الميدانية لمواقع الأداء أو من خلال الإشراف المباشر على مواقع الأداء، كذلك المقابلات الفردية أو الجماعية سواء كان ذلك من خلال اتباع سياسة الباب المفتوح أو الاجتماعات الدورية وغيرها.

‌ب-      الملاحظة غير المباشرة: باستخدام أجهزة ومعدات أو أشخاص آخرين، وتتم مراقبة الأداء بأسلوب سري لا يدركه القائمون بالأداء.

2       التقارير:

          وهي من أكثر أساليب الرقابة استخداماً في قياس الأداء، ويتعرف المدير عن طريقها على مستوى وكفاءة التنفيذ، وتحليل بعض الظواهر والمشاكل التي تواجه عمليات التنفيذ، كما أنها تساعد على اتخاذ القرارات المناسبة.

تتوقف قدرة التقارير في كشف الانحراف على الآتي:

–        سرعة تقديم التقرير.

–        صحة ودقة التقارير وتغطيتها للموضوع المطروح، لذلك يجب مراعاة المنهج العلمي في إعدادها وكتابتها.

3       الموازنات التقديرية:

          وهي ترجمة رقمية للخطة خلال فترة زمنية معينة، وتتميز هذه الأداة بالدقة في عرض البيانات الرقابية بشرط  أن يراعى في إعدادها الأسس السليمة مثل اشتراك معظم المعنيين بالنشاط وأن تعبر عن الفترات الزمنية بدقة، وأن تقسم إلى فترات زمنية نصف سنوية أو ربع سنوية .

فوائد الرقابة :

أ‌-       بالنسبة للمنظمة:

1-    التأكد من مدى تحقق الاهداف العامة والفرعية للخطط المرسومة .

2-    التأكد من مدى مطابقة الاداء الفعلي للمسارات التي تفترضها الخطط المرسومة .

3-    اكتشاف الانحرافات السلبية و الايجابية الغير مقبولة لتشخيصها و اقتراح حلول مناسبة لها .

4-    التأكد من مدى مناسبة الموارد المتوفرة لمتطلبات الخطط كما و نوعا و وقتا .

5-    التأكد من استخدام الكفء للموارد .

6-    التأكد من ان الاداء التنفيذي يسير وفق السياسات و الاجراءات الموضحة في الخطة العامة.

ب‌-   بالنسبة للأفراد:

1-    اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة لما يمكنه من الحصول على مختلف اشكال الاثابة الممكنة .

2-    اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة و ذلك بإتاحة الفرصة له لتجديد مهاراته بالتدريب المناسب .

3-    حفظ الحقوق للأفراد المتعاونين مع المنظمة بعدالة و مساواة حصولهم على الخدمات بالجودة المناسبة و السعر المناسب.

في الختام يجب ان ننبه على ان المراقبة وسيلة للتأكد من ان كل شيء يسير حسب الخطة و ليس وسيلة لتصيد الأخطاء ..