تقرير الجودة الصحية – إعداد : بيداء كفية

الخدمات الإدارية في المستشفيات وهي كالتالي :

i. إدارة شؤون الموظفين :
1. قسم التوظيف
2. قسم حسابات الموظفين
3. قسم الرواتب والنفقات
4. قسم التدريب
5. قسم خدمات الموظفين
ii. الإدارة المالية
1. قسم الحسابات
2. قسم حسابات المرضى
3. قسم الرواتب
4. قسم الميزانية
5. قسم التدقيق الداخلي
iii. إدارة المواد
1. قسم المشتريات
2. قسم المستودعات
3. قسم مراقبة المخزون
4. قسم مراقبة الممتلكات

يعتبر المستشفى من المنظمات الفنية الاجتماعية المعقدة ، نظراً لاشتماله على عدد كبير من العاملين ، ولتعدد التخصصات الدقيقة في أقسامه المختلفة على ضوء التقدم المطرد في الأساليب العلمية والتنكولوجية المستخمة في التشخيص والعلاج .
ويعتمد نجاحه قبل أي شئ آخر على العاملين فيه وحسن إدارتهم بما يكفل الاستفادة بصورة مثلى من الإمكانات المادية والتسهيلات الفنية المتاحة ويحقق الأهداف المرسومة بأقصى قدر ممكن.
ولكي يقوم المستشفى بدوره على وجه أكمل ، ويؤدي خدماته بطريقة أفضل ، لزم أن يكون هناك تنظيم إداري ، من أبرز معالمه نشاطات الخدمات الإدارية التي تختص بتنفيذ السياسات واللوائح والتوجيهات الخاصة بتأمين القوى العاملة اللازمة للمستشفى وكذلك المستلزمات والأجهزة الخاصة بالتشغيل فضلاً عن الاعتمادات المالية .
وتؤدى هذه الخدمات الإدارية في المستشفيات العامة الحديثة ( ذات السعة السريرية الكبيرة ) عن طريق إدارات من أهمها :
• إدارة شؤون الموظفين
• الإدارة المالية
• إدارة المواد
ونتناول فيما يلي أهم وظائف واختصاصات كل هذه الإدارات على الوجه التالي :

i. إدارة شؤون الموظفين :
تختص إدارة شؤون الموظفين في المستشفى عادة بتنفيذ السياسات واللوائح والتوجيهات الخاصة باختبار الموظفين ، من أطباء وفنيين وممرضات وإداريين وغيرهم ، وتعيينهم ، وتهيئة ظروف العمل المناسبة لهم ، وتنفيذ الاتفاقات معهم ، فيما يختص بالرواتب والمكافآت والحوافز وشروط العمل ، فضلاً عن الاشتراك في تقدير الاحتياجات من الموظفين وتنمية مهاراتهم ليصبحوا مؤهلين للقيام بعملهم علاوة على حفظ الملفات الشخصية الخاصة بهم . ويتم تأدية هذه المهام عادة عن طريق تقسيم الإدارة إلى الأقسام المختلفة التالية :

1. قسم التوظيف :
ويناط به المهام الرئيسية التالية :
• إعداد قائمة بالوظائف الشاغرة في المستشفى والإعلان عن شروط شغلها ومميزاتها بهدف تأمين احتياجات المستشفى من الموظفين ز
• استلام وفرز الطلبات المقدمة للتأكد من توافر شروط الوظفية في المتقدمين وإرسالها إلى الإدارات لدراستها وإبداء مرئياتهم .
• تشكيل اللجان لإجراء المقابلات مع المستوفين للشروط.
• إتمام إجراءات التوظيف واستيفاء الاوراق الثبوتية لإصدار قرار التعيين .
• القيام بالإجراءات النظامية اللازمة فيما يختص بتمديد خدمات الموظفين وترقيتهم أو فيما يتعلق بالاستقالة أو الوفاة .

2. قسم ملفات الموظفين :
ومن مهامه الرئيسية :
• استلام الملفات الشخصية للموظفين وتنظيمها وحفظها حسب الفهرس الخاص بطبيعة الوظائف في المستشفى.
• إنشاء الملفات الخاصة بالمكاتبات بين إدارة المستشفى والمتقدمين للوظائف .
• استلام وتسجيل وتوزيع جميع المعاملات الواردة إلى الأقسام المختلفة بشؤون الموظفين والإجابة عن جميع الاستفسارات والتعقيبات المتعلقة بهذه المعاملات.
• تقديم بيانات لقسم التوظيف عن الأشخاص الذين سيحالون على التقاعد في بداية كل سنة مالية من تاريخ الاحالة.
• حفظ تقارير الكفاية بملفات الموظفين المرفوعة من قبل رؤساء الأقسام.

3. قسم الرواتب والنفقات :
ومن مهامه الرئيسية :
• إعداد جداول الرواتب الشهرية لموظفي المستشفى .
• القيام بالإجراءات النظامية اللازمة لموظفي المستشفى فيما يختص بدفع العلاوات السنوية والمكافآت والتعويضات أو فيما يتعلق بالحسميات بأنواعها المختلفة.

4. قسم التدريب :
ومن مهامه الرئيسية :
• الاشتراك في وضع خطط تدريب الموظفين مع الإدارات ذات العلاقة ومع بعض جهات التدريب المحلية والإقليمية والدولية.
• تنسيق برامج التدريب للموظفين – قبل إلتحاقهم بالخدمة – مع الجهات ذات العلاقة لتمكينهم من اكتساب المهارات الأساسية الخاصة بالوظائف التي سيشغلونها في المستشفى.
• تنسيق برامج تدريب للموظفين على رأس العمل لضمان حسن الأداء
• متابعة الندوات والمؤتمرات المحلية والإقليمية والدولية وإرسال الاشعارات إلى الادارات لدراسة إمكانية ترشيح من يقع عليه الاختيار لحضور هذه المؤتمرات.
• تنسيق برامج التدريب العملي لطلبة كلية الطب وكلية العلوم الطبية المساعدة مع الإدارت المختصة في المستشفى.

5. قسم خدمات وعلاقات الموظفين :
ومن مهامه الرئيسية :
• تعريف الموظف الجديد بالمستشفى وبطبيعة وظيفته وبالمهام المكلف بها وإحاطته بأنظمة المستشفى .
• تنظيم إجازات الموظفين بالتعاون مع الإدارات التي يتبعونها والعمل على تسهيل إجراءات سفر المتعاقدين.
• الرد على استفسارات الموظفين فيما يتعلق بــ : الاجازات المرضية والاضطرارية والرواتب واستحقاقات الجازات وغيرها .
• مناقشة أسباب الاستقالة التي يتم بها بعض العاملين في المستشفى وإعداد التقارير الخاصة عن المشكلات المتعلقة بمعدلات ترك الوظيفة في المستشفى ورفعها للإدارة العليا.

ii. الإدارة المالية :
تهدف الإدارة المالية إلى تطبيق السياسات والتعليمات المالية الخاصة بإدارة النشاط المالي في المستشفى والتأكد من أن نفقاته هي ضمن الحدود المرسومة له .
ولتحقيق هذا الهدف تقوم الإدارة المالية بالرقابة على جميع الإجراءات المالية في المستشفى والتأكد من سلامة أوجه الصرف في الإدارات وإظهار رصيد كل منها بصورة فعلية ، فضلاً عن إعداد الموازنة التقديرية لخطة المستشفى التشغيلية وتحليلها حسب الشهور ، لضمان الحكم على إنجازات كل إدارة .
كما تعمل الإدارة على تلبية طلبات الشراء وتسديد المبالغ المستحقة للموردين وإجراء الرقابة والتسوية لكافة حسابات المؤسسات المتعاملة مع المستشفى علاوة على دفع مستحقات العاملين ، وتحصيل فواتير المرضى ، والايرادات المحصلة من بعض الخدمات التي يقدمها المستشفى للمستفيدين كخدمات التغذية والأدوية .
وتؤدى هذه المهام عادة عن طريق تقسيم الإدارة إلى الأقسام التالية :

1. قسم الحسابات :
ومن مهامه الرئيسية :
• تسجيل قيود المجريات اليومية وتدوينها في دفتر التدوين العام .
• مراقبة العملية المالية التي تشمل الايرادات والمصروفات المقابلة للخدمات والأدوية وغيرها .
• تدقيق عمليات التسجيل في السجلات المحاسبية .
• إعداد الحسابات والتقارير الدورية عن خلاصة العمليات المالية .
• تسديد المبالغ المستحقة للموردين

2. قسم حسابات المرضى :
ومن مهامه الرئيسية :
• الطلب من المريض إيداع سلفة مالية عند دخول المستشفى تأميناً لتغطية تكاليف الفاتورة النهائية.
• تدقيق المرفقات المالية من واقع ملف المريض الطبي ( المتضمنة على سبيل المثال قيمة كشف زيارة المريض للطبيب – تكاليف الدواء … )
• إصدار فواتير المرضى عقب انتهائهم من العلاج .

3. قسم الرواتب :
ومن مهامه الرئيسية :
• تدقيق جدول الرواتب من إدارة شؤون الموظفين والتحضير لاعتمادات الصرف وتنظيم كشوفات التقاعد والضمان والقطاعات الأخرى .

4. قسم الميزانية :
الميزانية هي عبارة عن خطة مالية شاملة تقوم على ضوء النشاطات المتوقع أن تتم في المشتفى لتحقيق أهداف المستشفى وسياسته ، وذلك لضمان التشغيل السليم فيه .
ومن مهامه الرئيسية :
• تحضير موازنات الوحدات التشغيلية بالمستشفى من خلال تحديد التكاليف الفعلية لهذه الوحدات ، من وراتب وأجور ومستلزمات وأجهزة .
• قياس الانحرافات في موازنات خطط المستشفى حسب الأعوام والشهور مع الموازنة الفعلية .
• تقدير تكاليف الخطط المستقبلية .
• إصدار التعليمات لرؤساء الأقسام وللإدارة العليا حول التغييرات في الميزانية .

5. قسم التدقيق الداخلي :
ومن مهامه الرئيسية :
• التقويم المستقل لصحة السجلات المالية في ضوء التعليمات والإجراءات المالية الخاصة بالمستشفى .
• إعداد التقارير لإدارة المستشفى عن سير تطبيق التعليمات المالية.

iii. إدارة المواد :
تختص إدارة المواد عادة بشراء مستلزمات المستشفى من المواد والإمدادات اللازمة لعملياته التشغيلية ، والعمل على استلامها وفحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة والتأكد من أنه تم تخزينها بصورة جيدة وصرفها إلى الجهات المستفيدة منها ، فضلاً عن مراقبة المخزون من هذه المواد والإمدادات بصفة مستمرة ، والقيام بعمليات الجرد الدوري والمفاجئ لها .
ويتم تأدية هذه المهام غالباً عن طريق تقسيم الإدارة إلى الأقسام المتخصصة التالية :

1. قسم المشريات :
و من مهامه الرئيسية :
• تأمين احتياجات إدارات وأقسام المستشفى من المواد والمستلزمات للعمليات التشغيلية .
• العمل على توزيع نشاط الشراء في القسم على أساس أصناف المواد والمستلزمات المطلوب شراؤها ( أدوية ومستحضرات ولوازم طبية وأجهزة طبية وقطع غيار وأجهزة غير طبية وأغذية ولوازم تنظيف )
• إعداد دليل للموردين للمواد والأجهزة التي تحتاجها المستشفى .
• إصدار أوامر الشراء .

2. قسم المستودعات :
ومن مهامه الرئيسية :
• استلام المواد والمستلزمات الواردة وفحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة وصحة عددها ووزنها ومقاساتها وتاريخ صلاحيتها .
• تخزين المواد والمستلزمات التي تم استلامها وفقاً للأنظمة المتبعة في تصنيف وتوصيف وترميز المواد .
• وضع ” دليل المواد والمستلزمات ” المشتمل على تصنيف الأصناف المخزنة ووصفها وأوجه استخداماتها والرموز الدالة على مكان حفظها .
• الحفاظ على المخزون وحمايته من التلف والضياع .
• صرف طلبات إدارات وأقسام المستشفى من المواد والمستلزمات المخزنة وفقاً لأوامر الصرف .

3. قسم مراقبة المخزون :
ومن مهامه الرئيسية :
• تحديد معدلات الصرف من المواد والمستلزمات المخزنة وإعداد التقارير اللازمة عن مستويات المخزون من الأصناف المختلفة ( الحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب والحد الأدنى )
• التقرير عن أصناف المواد التي تنتهي صلاحيتها بانتهاء التواريخ المحددة لها مثل الأدوية والمستحضرات الطبية والكيميائية والأغذية .
• إجراء الجرد الدوري أو المفاجئ لجميع أصناف المواد المخزنة أو لبعضها .

4. قسم مراقبة الممتلكات :
ومن مهامه الرئيسية :
• العمل على حصر ممتلكات المستشفى من الأجهوة ، الأثاث ، المستلزمات الأخرى وترقيمها وتحديد أماكن وجودها .
• الإشراف على حركة نقل الممتلكات بين إدارات وأقسام المستشفى .
• القيام بالجرد السنوي أو المفاجئ لكافة ممتلكات المستشفى .
• تحديد الممتلكات الواجب تبديلها أو صيانتها أو بيعها بالمزاد العلني أو التخلص منها .
• الرقابة على ممتلكات المستشفى والتنسيق مع الأمن للحماية العامة .

المصدر :
موسوعة الملك عبدالله بن عبدالعزيز العربية للمحتوى الصحي