سلسلة (كيفية عمل الادارة الصحية)

تقرير الجودة الصحية- إعداد: عبدالرحمن المحمادي/ محمد منصور

تحدثنا في التقرير السابق عن الوظائف الإدارية و قلنا ان المدير الناجح هو الذي يفعل كل وظائف الإدارة  و يبنيها معا بحيث تعتمد كل وظيفة على الأخرى .

التخطيط اول تلك الوظائف و أهمها لأنه يعتبر أساس لكل الوظائف الإدارية القادمة و قد مررنا بتعريفه مسبقا في التقرير السابق حيث كان ” عملية توجيه وقيادةللمنظمةويمكنتعريفه أيضابأنه عمليةخلق رؤيةلكل ماهومستهدف تحقيقه “.

يصف العالم جورج ستاينر التخطيط بأنه : (وظيفة يقرر فيها المديرين ماذا ينجزون و كيف ينجزون ) و مقصوده ان يحدد المدراء أهدافهم و طرق الوصول اليها .

وقد عرف أ.محمد فوزي العشري “التخطيط” بأنه؛ (تحديدُ الأهدافِ المرادُ تحقيقُها، ورَسمُ خط السير إليها، وتحديدُ وسائل ذلك السير، مع وضوح التصور لما يُمكن أنْ يَحدُث أثناء العمل مِن المستجدات والتطورات، ووَضع ما يُناسب ذلك مِن طرُق التعامل مِمَّا باتَ يُسمَّى بـ”الخطة والخطة البديلة”، شريطة أنْ يستهدف ذلك أكبر قدر ممكن مِن المكاسبِ وأقلّ قدر ممكن مِن الخسائر)

من كل ما سبق نستنتج ان التخطيط يهتم بتحديد الهدف و يركز على الطرق الموصله اليه و الوسائل المستخدمه في كل طريقة و لا يصب كل تركيزه و اهتمامه على تحقيق الهدف فقط بل و باعلى درجات المهنية و الحرفية في الطرق المستخدمة لتحقيقه .

اهمية التخطيط :

بدأنا نلمس اهمية و فوائد التخطيط من تعاريفه فيتضح ان التخطيط يقلل من اهدار الموارد و يبني الخطط و الطرق لتحقيق الاهداف و يتوقع المشاكل قبل حدوثها .

في هذا الموضوع اقتبس من مقالة م.يوسف مزهر عباس عن اهمية التخطيط :

1. يساعدك على تحديد الاتجاه لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها ، فالأهداف الواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه ،و التخطيط يزيد  الاتجاه وضوحا.
2. تحديد الأهداف وطرق تحقيقها
3. تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات
4. يعمل علي زيادة الكفاءة والفاعلية
5. ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة
6. تحديد الوقت والتكلفة لكل عملية
7. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل  التنظيمي) و تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب
8. التخطيط يكشف لك الحقائق ويوضح لك الأمور فوجود برنامج زمني وأولويات مرتبة وخطوات محددة بتواريخ معينة يكشف لك كامل الحقائق عن أهدافك
9. التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة
10. يجعلك تتخذ قرارات أفضل

و يتضح لنا ان التخطيط أساس لكل الوظائف الادرية الأخرى كالتنظيم و السيطره و المراقبة و غيرها و لا يكتمل البناء الإداري من غير الننظيمالاساسي .

أنواع التخطيط :

 أنواع التخطيط وفقا للمدى الزمني :-

• تخطيط قصير المدى ( سنة أو أقل ):-

وهو الذي يحاول أن يخطط لفترة لا تزيد عن سنتين في أطول الحالات وغالبا ماتكون الفترة المحددة سنة واحدة فقط أو أقل، وهذا النوع من التخطيط يتعلق بالمستقبل القريب ويهدف هذا التخطيط إلى معالجة الأزمات الطارئة التي قد تسمر لمدة قصيرة والتغلب عليها، وغالبا مايستخدم هذا النوع من التخطيط عند إقامة مشروع عام بقصد حل مشكلة قائمة بذاتها، وكلما قصرت المدة الزمنية للخطة كلما كان في إمكان الإدارة التحكم فيها وتنفيذها بدقة وذلك لسهولة وذع التصور والشكل الكلي للمستقبل القريب والتنبؤ به.

• تخطيط متوسط المدى ( من سنة إلى خمسة سنوات ):-

وهو الذي يغطي فترة تتراوح في معظم الأحيان بين ثلاث وخمس سنوات ، أما المدى المألوف لمثل هذه الخطط عادة فهو التخطيط لمدة خمس سنوات ، ويقصد بالتخطيط – متوسط الأجل – ذلك الذي يغطي أكثر من سنة وحتى خمس سنوات ، ومن أمثلة ذلك : الخطة الخمسية للملكة العربية السعودية التي بدأت أولى خططها من عام 1390 هـ إلى 1395 هـ .

• تخطيط طويل المدى ( خمسة سنوات فأكثر ):-

يهدف هذا النوع من التخطيط إلى وضع خطط لفترة زمنية طويلة المدى وعادة تستغرق أكثر من خمس سنوات إلى عشرين سنة مقبلة أو أكثر ، وكلما طالت المدة الزمنية للخطة كلما زادت صعوبة التنبؤ بمشاكل المستقبل وأخذها في الحسبان ، ولكن الإداري والقائد الفعال هو الذي يصل إلى التنبؤ المعقول والقريب من الدقة على أن يجعل الخطة تتسم بالمرونة المطلوبة للتمشي مع متغيرات الزمن أثناء التنفيذ , و غالبا ما تكون المدة عشر سنوات .

أنواع التخطيط وفقا للمستوى الإداري :-

• التخطيط على مستوى الإدارة العليا ( تخطيط استراتيجي : رؤية المنظمة ورسالتها وهياكلها ..)
• التخطيط على مستوى الإدارة الوسطى (تخطيط تكتيكي تنفيذي: البرامج والقواعد والإجراءات والموازنات المالية..)
• التخطيط على مستوى الإدارة الدنيا (تخطيط تشغيلي: المشاريع والخطط التشغيلية – سنة فأقل)
• التخطيط على مستوى الإدارة التنفيذية (تخطيط زمني: ترتيب زمني لتنفيذ البرامج)

طرق ومراحل التخطيط :-

المرحلة الأولى :- تحديد الأهداف . وذلك من خلال :-

• تحديد مجالات المنظمة.

• تقييم الموقف الحالي.

وهي تشتمل على ثلاثة مراحل رئيسية :-

• تحديد مجالات الأداء ( (Performance Areas
• تحديد معايير الأداء ( (Performance Standard
• تقييم الأداء الحالي ( (Present Situation

• -إعداد توقعات للمستقبل .
• للوصول إلى توقعات منطقية فى المستقبل، وعلى أسس عملية يجب الإجابة على التساؤلات التالية:
• ما هى الظروف المؤثرة على الأداء فى هذا المجال؟
• ما هى المعلومات التى نحتاجها لتحديد ما ستكون عليه هذه الظروف؟
• أين توجد هذه المعلومات (مصادرها)؟
• كيف يمكن الحصول على المعلومات التى تحتاجها؟
• ماذا تعنى هذه المعلومات (تفسيرها)؟

• وضع الأهداف.

• يجب الالتزام بعدد من الاشتراطات المهمة عند وضع الأهداف:-
• يجب أن توضع الأهداف فى شكل قابل للقياس.
• يجب أن يكون الهدف محدد بفترة زمنية محددة.
• يجب أن يكون مثير للتحدى ويؤدى إلى تطوير ونقلة نوعية للأداء وأن يكون قابلاً للتحقيق.

المرحلة الثانية :- التخطيط لإنجاز الأهداف . وذلك من خلال :-

• تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف.
• تحديد تسلسل الأنشطة.
• تحديد توقيتات الأنشطة.
• تحديد الموارد المطلوبة والموارد المتاحة وموازنة الموارد.
• تحديد تكامل الخطط.

• في النهاية يتضح لنا أن التخطيط هو أساس بناء المنظمة وأساس نجاحها لأنه كاشف للحقائق وموضح للأمور وبدونه لا يمكن نجاح أي منظمة بأي شكل من الأشكال .