مجلة الجودة الصحية التنظيم - مجلة الجودة الصحية

سلسلة (كيفية عمل الادارة الصحية)

تقرير الجودة الصحية- إعداد: عبدالرحمن المحمادي

” نحو منظمة مثلى”

– التنظيم هو الاطار الذي تتحرك بداخله أي مجموعة بشرية نحو هدف محدد فهو يعبر عن نمط التعاون البشري القائم من اجل تحقيق هدف مشترك وهو يعتبر ثاني أهم وظيفة بعد التخطيط وذلك لأهميته البالغة في نجاح المنظمة وتحقيق خططها وأهدافها وأدائها للعمل بقدرة عالية .

“مفهوم التنظيم”

– هناك مفاهيم كثيرة للتنظيم اختلفت من حيث اللفظ باختلاف نظرة ورؤية المعرف للتنظيم ولكن جميع تلك المفاهيم تؤدي إلى نفس المعنى وفيما يلي نذكر بعض من هذه المفاهيم :-

التنظيم هو الاطار الذي يحدد العلاقات بين الوظائف والواجبات المختلفة بما يحقق الأهداف التنظيمية أي انه الحقل الذي تعمل فيه الإدارة وباعتباره وظيفة من وظائف المدير .”سيد الهواري”
تحديد المهام التي يمكن من خلالها تحديد الأهداف ومن ثم ترتيبها في شكل وظائف محدده الواجبات والحقوق ومن ثم ايضا اختيار وتحديد الاشخاص الذين يقومون بها .” زكي مكي اسماعيل “
العملية التي تتضمن تحديد المهمات وتخصيص الموارد وتهيئة النشاطات المترابطة للأفراد والجماعات لتنفيذ الخطط. “Schermer”
الكيفية التي يتم بمقتضاهاترتيب الموظفين بتيسير لتحقيق الأهداف المتفق عليها عن طريق توزيع الصلاحيات وتحديد المسئوليات .”جون جورس”
أنماط سلوكية وسياسية لتحقيق التعقل الإنساني وفي نهاية الأمر نستطيع القول أن التنظيم هو عملية إدارية تهتم بتجميع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام وتحديد السلطات والصلاحيات والتنسيق بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف بأفضل كفاءة ممكنة ” سايمون “

وبذلك يتضح لنا بأن التنظيم وسيلة يمكن من خلالها تنسيق جهود وقدرات ومواهب الأفراد والجماعات الذين يعملون معاً نحو غاية مشتركة لضمان تحقيق الأهداف المرجوة .

” أهمية التنظيم “

لا أحد يستطيع أن ينكر أن التنظيم له أهمية كبيرة في نجاح المشروع بالوصول إلى تحقيق الأهداف بفاعلية ونستطيع أن نوضح تلك الأهمية من خلال النقاط التالية:-

1-يهتم التنظيم بتقسيم العمل بين أعضائه وهذا يؤدي إلى حصر وتركيز الموظف على ذلك العمل دون غيره.

2-يوضح التنظيم الإجراءات التي يجب اتباعها داخل كل قسم مما يؤدي إلى سهولة وانسياب العمل.

3-يهيئ التنظيم الكيفية التي يتم بها إرسال واستقبال القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلفة وذلك من خلال إيصاله لهذه القرارات إلى كافة المستويات الإدارية السفلى والعليا ومد كافة العاملين بالمعلومات اللازمة لأداء الأعمال.

4-يكفل التنظيم تهيئة سبل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بين مختلف أجزاء الوجوه الإدارية مما يسهل مهمة تبادل المعلومات بين مختلف المستويات.

5-يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب أعضائه وتنمية مواهبهم وتزويدهم بما يحتاجونه وهذا يؤدي بدوره إلى زيادة ولائهم وإخلاصهم للمنظمة.

ويتضح مما سبق أن التنظيم ما هو إلا تنسيق الجهود البشرية في أية منظمة لإمكان تنفيذ الخطط الموضوعة بأقل تكلفة ممكنة وبأقصى كفاية ومرونة لمواجهة الظروف المحيطة بالمنظمة.

“خطوات التنظيم”

1- تحديد طبيعة النشاطات التي ينبغي القيام بها ، بالاستناد على اهداف المنظمة .

2- تحقيق هذه النشاطات لمواقع معينة ( ادارات ، اقسام ، وحدات ) وأفراد يكلفون بانجاز المهمات التي تتضمنها هذه النشاطات .

3- تعيين مدير (مسئول) عن كل نشاط وتخويله السلطات المناسبة للإشراف على مرؤوسين وانجاز المطلوب .

4- الربط والتنسيق بين الادارات والأقسام وتحديد اسس العلاقات الرسمية فيما بينها .

5- توفير الوسائل والموارد المناسب للقيام بالعمل في افضل صورة ممكنة .

“مبادئ وأسس التنظيم”

نطاق الاشراف :

يقصد بنطاق الاشراف عدد الاشخاص الذين يستطيع المدير الاشراف عليه شخصيا بكفاءة وفعالية ، ولا يستطيع احد الجزم بعدد معين للمرؤوسين التابعين لمدير أو مشرف واحد.

2- وحدة الامر (وحدة القيادة ) :

يوضح هذا المبدأ ضرورة خضوع كل مرؤوس الرئيس واحد وليس الرئيسين أو اكثر ، فالشخص الذي يجبر على ارضاء رئيسين أو ذات الوقت بالنسبة لنفس الوظيفة ، لا يستطيع في الحقيقة أن يبذل كل جهده ، وإذ يصبح الامر مختلفا عليه ، ويحاول المماطلة ومعرفة ايهما اعظم تأثيرا وربما يقوم بالوظيفة بطريقة تجعل الرئيس الاخر غاضبا لعدم اتباع اوامره كما ينبغي ، مما يغير الفوضى وتشيع المسئولية الازدواجية والتعارض داخل التنظيم .

3– المركزية ولا المركزية :

يتحقق توزيع السلطة الادارية في المنظمات عن طريقتين ، الطريقة الاولى يتمثل في المركزية والطريقة الثانية هي اللامركزية ، وتعني المركزية تركيز السلطة في المستوى الاداري الاعلى ويتم اللجوء اليها بقصد تدعيم السلطة الادارية وتقويتها مع بسط النفوذ والرقابة ، وتوحيد الجهة التي لها سلطة الامر ، في حين تعني اللامركزية تقسم السلطة الادارية وتوزيعها من الهيئة المركزية – الممثلة في المستوى الاداري الاعلى – والهيئات الاخرى غير المركزية حيث تقوم الاخيرة بممارسة سلطتها الادارية تحت اشراف ورقابة الاولى.

4 – تفويض السلطة :

يقصد بالسلطة الحق في توجيه جهود الاخرين ، أو الحق في اتخاذ القرارات وإصدار الاوامر والتوجيهات ، والسلطة تحدد العلاقة بين وظيفة اعلى وأخري ادني .

5 -التنسيق :

عند تجميع الهيكل التنظيمي في وحدات ادارية وأقسام معينة ، تأتي خطوة تالية ، تضمن تعاون الوحدات والأقسام مع بعضها وعدم تعارضها فيما بينها ، بحيث تسعى جميعها لتحقيق هدف واحد مشترك ، وتلك الخطوة تتمثل في التنسيق ضمانا لتجميع الجهود وتوفير التكلفة وعدم ضياع الوقت .

6 – السلطة والمسئولية :

السلطة هي حق اصدار الاوامر إلى الاخرين ، وحق التعرف أو عدم التصرف بالطريقة التي يراها صاحب السلطة انها تؤدي التحقق اهداف المنظمة .

والسلطة في المنظمة أو ما يسمى بالسلطة التنظيمية تجعل صاحبها يمارس دور انطلاقا من الوظيفة التي يشغلها في المنظمة ، وبالتالي فتلك السلطة ليست مطلقة وإنما هي مقيدة بهدف يرجى تحقيقه من وراء ممارستها

اما عن المسئولية ، فهي التزام المرؤوس بأداء بعض الواجبات ، طبقا لإرادة الرئيس ، فهي اتفاقي تعاقدي يقوم فيه الموظف بأداء واجب أو عمل معين مقابل مكافأة أو اجر يتقاضاه نظير قيماه بأداء ذلك العمل ، فهو مدين بأداء ما التزم به .

7 -التماثل الوظيفي :

تصبح المنظمة اكثر فاعلية وتماسكا اذا كانت الوظائف مجموعة مرئية وفقا لتماثلها الوظيفي ، وذلك عند ترتيب الوظائف تقسيمها إلى مجموعات مختلفة تبعا لاختلاف خصائصها وطبيعتها وبحسب التشابه والاختلاف في المهام وواجباتها والمؤهلات المطلوبة لشغلها .

لذا نقول بأن التنظيم هو عنصر يقوم بجمع الأجزاء المترابطة لتكون حلاً موحداً يمكن معه مزاولة السلطة ومباشرة الاختصاصات والقيام بمهام التنسيق والرقابة والإشراف بهدف نجاح المنظمة.