يظهر جليًّا أن المواعيد الفائتة هي مصدر إحباط لكل مهنه من وقت التحضير الضائع إلى الإيرادات المفقودة، يمكن أن يؤدي عدم الحضور إلى إقصاء تدفق ممارستك بشكلٍ سلس. في حين أنه لا يمكن التخلص من كل حالات التغيب، إلا أن هناك طرقًا فعالة لتقليل عدد حالات عدم الحضور في عيادتك.

مهما كان السبب، من نقص وسائل النقل إلى النسيان أو المشكلات المالية، فسوف تقلل عدد حالات عدم الحضور في مكتبك من خلال تجربة النصائح التالية.

1. استخدام التذكيرات الآلية:

إن تقديم تذكير سريع ومهذب للمرضى بشأن موعدهم القادم لا يخدم فقط ذاكرتهم، ولكنه أيضًا خطوة مدروسة تعمل على تحسين ولاء المريض. يعتمد العديد من المرضى على تذكيرات من مزوديهم بسبب الراحة التي يقدمونها، ويمكن للتذكيرات الآلية توفير الوقت والمال على النظام اليدوي الذي قد تستخدمه.

2. السماح بمواعيد الدفع المسبق:

قدِم حافزًا للمرضى للظهور من خلال السماح لهم بالدفع المسبق لموعدهم. عندما يعرف المرضى أنهم قد التزموا بالفعل بالمال لموعد، يتم تعزيز حافزهم للحضور. يمكنك أيضًا تقديم خصم للمرضى الذين يدفعون مسبقًا لزيارتهم التالية.

3. اتبع موعدًا فائتًا برسالة “آسف لقد فاتتك”:

في بعض الأحيان، لا يقصد المرضى عدم الحضور. إنهم ببساطة ينسون موعدًا، أو يحجزون موعدين. أخبرهم أنك متفهم وشجعهم على الاتصال بك على الفور لإعادة الجدولة. يمكنك أيضًا تذكيرهم بسياسة المواعيد الفائتة.

4. استخدم طرق متعددة للتذكير:

عندما يقوم المرضى بجدولة المواعيد في البداية، اسألهم عن طريقة أو طرق الاتصال التي يفضلونها. هل لديهم رقم هاتف المنزل؟ رقم هاتف محمول؟ هل يريدون مكالمة هاتفية أم رسالة نصية؟ أم أنهم يفضلون تلقي تذكير بالبريد الإلكتروني؟ يمكنك أن تطلب من المرضى طريقتهم المفضلة بالإضافة إلى الطريقة الإضافية للاتصال بهم لتسهيل منعهم من التراجع عن الحضور قدر الإمكان.

5. حافظ على وقت غرفة الانتظار عند الحد الأدنى:

نظرًا لأن الناس مشغولون هذه الأيام، فإن مطالبة المريض بالانتظار لمدة 20 إلى 40 دقيقة أو أكثر للحصول على موعد سيزيد من احتمالية اختياره عدم المشاركة في المواعيد المستقبلية. إذا لم يشعر المرضى أنك تقدر وقتهم، فمن غير المرجح أن يقدّروا وقتك. هكذا يتحول عدم الحضور إلى فقد مريض أو عميل.

6. تأكد من شكر المرضى الذين يحافظون على المواعيد ويصلون في الوقت المحدد:

إن الاعتراف بالمرضى لفعلهم الشيء الصحيح مضمون لإبقائهم يحضرون في المواعيد المجدولة ويصلون في الوقت المحدد. إنه يساعد على بناء ولاء المريض من خلال إظهار تقدير المرضى لوقتهم وتعاونهم.

7. تقديم نسخة مطبوعة من موعد الموعد:

حتى إذا سجل المريض موعدًا مستقبليًا في التقويم أو على الهاتف، فقم بتسليمه بطاقة موعد (يفضل طباعتها لتجنب الشكاوى حول الكتابة اليدوية) التي تذكره بالمعلومات. إذا احتجوا، دعهم يعرفون أنها مجرد نسخة احتياطية.

8. مكافأة المرضى الذين يحافظون على مواعيدهم:

عندما لا يحضر المريض، يمكنك وضع رسوم رمزية على فاتورته تبقى حتى يقوم بجدولة الموعد الجديد والاحتفاظ به. بالنسبة للمرضى الذين يحافظون على مواعيدهم ويصلون في الوقت المحدد، يمكنك مكافأتهم بخصم بسيط على فاتورتهم. يمكنك أيضًا إدخال أسماء الوافدين في الوقت المحدد في السحب الخاص ببطاقة الهدايا كل شهر مثلًا.

9. أبقِ قائمة انتظار:

في حال عدم حضور المراجع أو تعذره للحضور؛ بإمكانك ملء الفراغ في الجدول لعيادتك.

10. طوّر علاقات قوية مع المرضى لتحسين التزامهم:

لديك فرص على مدار العام لتوطيد علاقتك مع مرضاك. يعد إرسال رغبات أعياد الميلاد والعطلات إحدى الطرق، ولكن تقديم معلومات مستمرة من خلال موقع الويب الخاص بك أو بوابة المريض هي طريقة أخرى. يمكنك أيضًا استخدام نشرة إخبارية للمرضى لإبقاء المرضى على اطلاع دائم بالأحداث في مكتبك بالإضافة إلى تقديم نصائح الرعاية الصحية التي يمكنهم استخدامها على الفور. عندما يشعر المرضى بالتقدير، عندما يشعرون بأنك تهتم بهم بشكل فردي، فإنهم يقل احتمال عدم حضورهم.

ترجمة بتصرف: ريم راقع

المصدر